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SGD

Sistema de Gestão Documental

Quando fui trabalhar para o Instituto da Água este era um projecto embrionário. Apareci, por isso, na altura certa. Acompanhei o processo de implementação no Dapartamento de Serviços Gerais. Quando concluímos a implementação nesse sector, fui incubido de replicar o mesmo sistema em todos os departamentos do INAG, para além de fazer a formação a todos os utilizadores e garantir a manutenção do sistema e da Base de Dados em SQL Server.

A implementação do sistema em cada departamento obrigava a uma levantamento dos processos e fluxos de informação, tanto internos como externos, regras de confidencialidade, utilizadores, permissões de acesso, etc., e fazer a adequada adaptação à aplicação. Era necessário também corrigir as ligaçãos aos outros departamentos, e ajustar as situações em que o fluxo se manteria tradicional, por causa dos departamentos que ainda não estavam no sistema, e os que ficariam já completamente informatizados. Estes pressupostos depois iam sendo alterados com a entrada de todos os departamentos para o sistema.

A formação, por seu turno, era sempre ajustada à realidade de cada departamento, para facilitar a compreensão do sistema. A gestão dos horários e das turmas também tinha de ser adequada ao serviço, para se ajustar sempre ao horário dos formandos e não deixar nenhum sector sem ninguém. Depois havia todo o acompanhamento no local, durante um período que dependia da complexidade dos fluxos e dos processos do departamento.

Enquanto este processo se realizava, mantive sempre o suporte aos departamentos que entretanto já estavam a funcionar com a aplicação.

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